Kebanyakan orang tahu bahwa bisnis membayar tagihan dan menerima uang. Beberapa orang mungkin akrab dengan istilah-istilah seperti hutang, buku besar, dan piutang. Akuntan dan pemimpin keuangan mengetahui bahwa ada lebih banyak komplikasi yang terjadi di balik layar. Salah satunya adalah proses rekonsiliasi.
Jika Anda tidak mengetahuinya, rekonsiliasi melibatkan memastikan apa yang ada di pembukuan Anda sesuai dengan laporan bank Anda. Anda mungkin bertanya-tanya mengapa perusahaan meluangkan waktu untuk melakukan hal ini jika Anda tidak memiliki atau menjalankan bisnis Anda sendiri. Memperbaiki kesalahan adalah salah satu alasan utama, selain menangkap penipuan dan tetap patuh. Terlepas dari alasan-alasan yang bermaksud baik, proses rekonsiliasi bisa jadi membosankan dan tidak efisien. Berikut cara membuatnya lebih efisien.
Tonton obrolan kami agar rekonsiliasi lebih cepat dan efisien!
Gunakan Akun Khusus
Langkah ini tampaknya merupakan hal yang mudah bagi organisasi yang lebih besar. Perusahaan besar biasanya tidak punya alasan untuk mencampurkan rekening pribadi karyawannya dengan pembukuan perusahaan. Ibu kecil dan pop atau solopreneur mungkin. Mereka akan melakukannya karena kelihatannya mudah pada awalnya. Mengapa membuka dua rekening, mungkin membayar beberapa biaya pemeliharaan, dan mencatat kartu debit atau buku cek yang terpisah?
Meskipun memiliki satu akun tampak lebih mudah di permukaan, bulanan Anda rekonsiliasi akan memakan waktu lebih lama. Anda perlu memisahkan transaksi pribadi dan transaksi terkait bisnis. Dan bahkan jika Anda merasa tahu apa yang Anda miliki, kemungkinan besar Anda tidak akan mengingatnya. Transaksi $20 yang sulit dipahami pada laporan bank Anda mungkin untuk perlengkapan kantor di rumah. Tapi itu mungkin hanya celana jins baru yang tergantung di lemari Anda.
Anda ingin melewati kerumitan ini saat membandingkan laporan bank dengan buku. Memiliki akun khusus memastikan bahwa semua transaksi yang Anda analisis ditujukan untuk pengeluaran terkait bisnis dan pembayaran pendapatan. Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memilah-milah berbagai hal dan memeriksa ulang setiap transaksi untuk memastikannya diberi label dengan benar.
Atur Makalah Anda
Anda tidak dapat mengharapkan efisiensi jika Anda tidak memiliki semua informasi yang Anda perlukan. Jika Anda menjalankan operasi satu orang, dokumen Anda mungkin terdiri dari satu laporan bank dan satu kotak tanda terima. Mungkin akan lebih efisien jika Anda menggunakan satu akun dompet digital untuk semuanya. Anda menerima pembayaran faktur melalui akun ini dan menggunakannya untuk membayar semua pengeluaran Anda.
Untuk operasi yang lebih besar, ada lebih banyak dokumen yang terlibat. Pelanggan dapat membayar tagihan mereka dengan berbagai cara, terutama jika organisasi Anda berurusan dengan banyak pelanggan. Demikian pula, perusahaan Anda dapat membayar di muka beberapa pengeluaran dan menunggu untuk membayar biaya lainnya. Tergantung pada peran mereka, karyawan dapat menyampaikan laporan pengeluaran secara sporadis atau teratur.
Tentang satu dari lima laporan pengeluaran kehilangan detail penting atau mengandung kesalahan. Satu kesalahan dapat menambah 18 menit waktu pemrosesan. Bayangkan jika kesalahan tersebut tidak diketahui hingga proses rekonsiliasi dimulai. Anda ingin memastikan semua detail telah diselesaikan dan dokumen sudah beres sebelum Anda mulai.
Hancurkan
Menyelesaikan tugas yang rumit seringkali kurang menyenangkan jika Anda melakukannya sedikit demi sedikit. Anda dapat melakukan pendekatan terhadap proses rekonsiliasi dengan cara yang sama. Selain itu, ini dapat meningkatkan efisiensi dengan membantu Anda mengenali potensi masalah dan kesalahan sejak dini.
Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada mencapai akhir dan tiba-tiba menyadari bahwa Anda telah bekerja dengan keseimbangan yang salah. Sekarang Anda harus membatalkan apa yang telah Anda capai, menelusuri kembali langkah-langkah Anda untuk menemukan kesalahan. Uraikan prosesnya dengan memeriksa saldo akhir bulan sebelumnya untuk mencegah frustrasi akibat pekerjaan ganda.
Hal ini juga menciptakan efisiensi dengan menghilangkan kemunduran dan pengecekan ulang setiap item. Jika Anda tahu bahwa Anda memulai tanpa kesalahan, Anda dapat melanjutkan dengan cara itu. Selain itu, membagi proses menjadi bagian-bagian yang lebih kecil membantu mengisolasi kesalahan. Misalnya, Anda dapat fokus pada piutang suatu hari dan hutang pada hari berikutnya. Anda juga bisa lebih terperinci dengan mengatur rekonsiliasi piutang berdasarkan pelanggan atau jenis pelanggan.
Pertimbangkan Otomatisasi
Otomatisasi dapat menjadi teman terbaik Anda. Tidak, Anda mungkin tidak ingin mengotomatiskan proses rekonsiliasi Anda sepenuhnya. Teknologi mungkin pintar, tapi itu tidak mudah. Anda masih perlu mempertahankan beberapa bagian manual dari pendekatan Anda.
Namun itu tidak berarti Anda tidak dapat mengotomatiskan bagian yang lebih berulang dan memakan waktu. Perangkat lunak akuntansi dan pembukuan dapat menandai pengeluaran karyawan dari kartu kredit perusahaan. Perangkat lunak ini memiliki kemampuan untuk mengimpor dokumen, termasuk laporan bank, dan mengidentifikasi transaksi terkait. Ini dapat menangkap perbedaan dan memperingatkan Anda tentang kemungkinan kesalahan ketik atau kesalahan lainnya.
Seperti yang diketahui sebagian besar profesional keuangan, transfer nomor terlalu umum dan bank tidak selalu bebas dari kesalahan. Selain itu, alat otomatis yang menjalankan laporan dan menganalisis pikiran manusia akan membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk menemukannya. Anda dapat melacak pola profitabilitas berdasarkan departemen/divisi, fungsi, dan pelanggan. Otomatisasi juga membantu menstandardisasi proses lintas departemen di organisasi yang lebih besar. Standardisasi meningkatkan efisiensi dengan mengurangi inkonsistensi dan kesalahan.
Membuat Kustomisasi Lebih Efisien
Anehnya, ada beberapa standar ketika datang ke proses rekonsiliasi akun. Perusahaan A mungkin melakukannya secara berbeda dari Perusahaan B. Prinsip akuntansi yang berlaku umum (juga dikenal sebagai GAAP) memberikan panduan untuk debit dan kredit. Namun, menciptakan efisiensi bergantung pada bisnis.
Mengambil jalan pintas biasanya bukan pendekatan terbaik ketika Anda berurusan dengan keuangan bisnis. Hal ini dapat menciptakan kepatuhan dan melaporkan mimpi buruk. Sebaliknya, temukan cara untuk menyederhanakan jalur kertas, mendeteksi kesalahan sejak dini, dan menstandardisasi atau mengotomatiskan langkah-langkah yang berulang. Dengan mengambil langkah-langkah ini, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan masalah dan lebih banyak waktu untuk mengembangkan bisnis Anda.
