Pembelanjaan B2B adalah bagian rutin dari operasi perusahaan sehari-hari dan merupakan komponen inti dari portofolio tim akuntansi. Tim harus memastikan bahwa pengeluaran perusahaan tetap sesuai anggaran dan sesuai dengan proyeksi, atau biaya dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali. Sayangnya, banyak yang masih mengandalkan entri data manual dan kuitansi kertas untuk melacak pengeluaran. Hal ini meningkatkan beban kerja dan kemungkinan kesalahan.
Memanfaatkan data pembelanjaan real-time dapat meningkatkan pengelolaan pembelanjaan B2B secara signifikan. Wawasan berbasis data memberikan lensa bagi bisnis untuk menganalisis dan memahami pola pengeluaran mereka secara real-time. Alat visibilitas data, seperti perangkat lunak manajemen pengeluaran yang menggabungkan analitik, dapat membantu perusahaan meningkatkan transparansi dan kontrol atas pengeluaran, sehingga memungkinkan mereka mempertahankan anggaran dan tetap stabil secara finansial.
Data Pengeluaran Real-Time Meningkatkan Pengambilan Keputusan
Wawasan data sangat penting untuk manajemen pengeluaran B2B, karena data tersebut memberikan pandangan holistik kepada staf akuntansi tentang pola pengeluaran. Dengan informasi ini, tim dapat membuat keputusan pengeluaran yang lebih baik dan mengendalikan biaya.
Analisis data mendorong manajemen pengeluaran yang efektif.
Alat analitis dan pelaporan disediakan oleh tim akuntansi wawasan waktu nyata ke dalam pola pengeluaran B2B, mengatur biaya berdasarkan karyawan, proyek, kategori, dan banyak lagi. Hal ini memungkinkan akuntan untuk menunjukkan dengan tepat tren masalah dan membuat keputusan korektif yang lebih tepat. Misalnya, alat ini dapat menunjukkan apakah karyawan secara konsisten melebihi batas pengeluaran mereka, sehingga manajer dapat mengatasi hal ini secara langsung dibandingkan mengeluarkan peringatan di seluruh perusahaan.
Analisis data juga memungkinkan tim akuntansi untuk melakukan hal tersebut mengotomatisasikan bagian besar dari pengambilan keputusan manajemen pengeluaran ini. Misalnya, alat ini dapat menetapkan batas pengeluaran untuk setiap departemen dan secara otomatis menolak transaksi apa pun yang melebihi batas tersebut, sehingga mencegah pengeluaran berlebihan. Mereka juga dapat menyarankan perbaikan pada proses akuntansi, peningkatan efisiensi dan kesehatan keuangan secara keseluruhan.
Emburse baru-baru ini memperkenalkan alat belanja perjalanan online.
Biaya perjalanan selalu menjadi masalah bagi tim akuntansi, karena keputusan pengeluaran karyawan terkadang mengabaikan atau melampaui pedoman perusahaan. Alat baru Emburse bertujuan untuk menyederhanakan proses pengeluaran dan memastikan integritas dan kepatuhan data, sehingga menawarkan gambaran pengeluaran perjalanan yang lebih akurat. Perusahaan juga menyempurnakan alat manajemen pengeluaran yang ada dengan peningkatan otomatisasi dan kecerdasan buatan (AI), pengenalan karakter optik (OCR) generasi berikutnya, dan pembuatan item pengeluaran otomatis. Kemampuan ini akan memberikan informasi data yang lebih baik kepada perusahaan untuk mengelola pembelanjaan B2B.
Proses Pembayaran Lama Menghambat Akurasi Data
Data yang akurat sangat penting untuk pengelolaan pembelanjaan B2B yang efektif, namun proses pembayaran lama dapat membahayakan pengumpulan data ini. Pemeriksaan kertas dan entri data manual meningkatkan risiko kesalahan manusia, sehingga data menjadi kurang dapat diandalkan.
Banyak perusahaan korporat yang masih mengandalkan proses manual untuk pengelolaan pengeluaran.
Menurut laporan terbaru, proses pengeluaran manual masih lazim di pasar seperti Inggris dan Jerman, di mana 50% bisnisnya masih mengandalkan sistem pena dan kertas. Apalagi, hampir separuh karyawan diharuskan mengelola pengeluarannya sendiri. Faktanya, lima dari enam negara yang disurvei melaporkan peningkatan jumlah karyawan yang mengelola pengeluaran. Ketika jumlah karyawan yang mengelola pengeluaran meningkat, potensi kesalahan entri data juga meningkat.
Masalah lain yang timbul dari proses manual adalah waktu yang terbuang koordinasi pengeluaran dan perangkat lunak yang tidak efektif yang gagal menangkap kesalahan entri data. Selain itu, 41% perusahaan skala menengah melaporkan penolakan terhadap perubahan proses, sehingga semakin mempersulit upaya untuk mengatasi tantangan ini. Hal ini seringkali disebabkan oleh karyawan yang enggan mengakui kesalahan sehingga membuat mereka kurang tertarik untuk menerima perbaikan manajemen pengeluaran dalam skala besar.
Manajemen pengeluaran manual menghambat perusahaan konstruksi.
Studi terbaru tentang perusahaan konstruksi menyoroti efek negatif dari proses manual. Sekitar setengah dari perusahaan yang disurvei melaporkan menghabiskan banyak waktu untuk melakukan rekonsiliasi, dan 56% mengalami pemborosan belanja. Di antara mereka yang mengalami pembelanjaan yang boros, 36% percaya bahwa pembelanjaan berlebihan akan merugikan mereka sebesar $1.000 per kuartal, sementara 6% memperkirakan biayanya lebih dari $5.000 per kuartal.
Beberapa bisnis konstruksi melaporkan menggunakan beberapa metode manajemen pengeluaran secara bersamaan, termasuk perangkat lunak akuntansi (48%), perangkat lunak manajemen pengeluaran (33%), spreadsheet (36%), email (33%) dan banyak lagi. Hebatnya, 13% mengakui bahwa mereka tidak memiliki proses formal untuk mengelola pengeluaran.
Perusahaan Memprioritaskan Investasi dalam Visibilitas Data
Perusahaan semakin banyak berinvestasi pada alat visibilitas data untuk mengendalikan pengeluaran. Alat ini menyederhanakan prosedur pengeluaran dan mendukung pengelolaan keuangan yang lebih baik.
Alat visibilitas data meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Survei terbaru mengungkapkan bahwa 43% perusahaan kecil dan 35% perusahaan besar mengalami hal tersebut meningkatkan visibilitas proses manajemen pengeluaran mereka. Investasi ini bertujuan untuk mencapai pengendalian pengeluaran internal yang lebih baik, meningkatkan efisiensi dan meminimalkan risiko. Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan memanfaatkan berbagai alat untuk meningkatkan visibilitas, termasuk kartu perusahaan dan perangkat lunak manajemen pengeluaran.
Sejauh ini investasi tersebut terbukti efektif. Survei yang sama menemukan bahwa 51% responden menilai efektivitas pengelolaan pengeluaran organisasi mereka sangat baik. Perusahaan juga menggunakan solusi berbasis cloud dan alat otomatis untuk lebih mengoptimalkan pengelolaan pembelanjaan B2B mereka.
43%
perusahaan kecil meningkatkan visibilitas mereka manajemen biaya proses.
Galileo baru-baru ini menambahkan Mastercard Smart Data ke dalam solusi pelaporan pengeluarannya.
Galileo telah mengintegrasikan solusi manajemen pengeluaran berbasis web Mastercard, Smart Data, yang memungkinkan mitra FinTech menawarkan pelaporan dan analisis pengeluaran yang lebih baik kepada pelanggan bisnis mereka. Sistem secara otomatis memasukkan informasi pembelian terperinci ke dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau sistem manajemen pengeluaran. Hal ini meningkatkan visibilitas dan alokasi pengeluaran sekaligus menyederhanakan proses manajemen pengeluaran. Hal ini juga meningkatkan kemampuan untuk mengontrol pengeluaran dan menghasilkan laporan, sehingga memfasilitasi visibilitas data pengeluaran yang lebih efektif.
Berinvestasi pada Alat Visibilitas Data Tingkat Lanjut untuk Mengoptimalkan Manajemen Pembelanjaan B2B
Alat manajemen data menawarkan visibilitas yang belum pernah ada sebelumnya mengenai pembelanjaan dan pola pembelanjaan B2B, memungkinkan bisnis mengidentifikasi area pembelanjaan berlebihan, menegosiasikan kesepakatan pemasok yang lebih baik, dan mengoptimalkan pengadaan. Solusi ini dapat mengungkap wawasan dan tren tersembunyi yang mungkin diabaikan oleh analis manusia, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan dan perencanaan yang lebih strategis.
Berinvestasi pada solusi-solusi ini juga dapat mendorong penghematan biaya yang signifikan dan meningkatkan kinerja keuangan. Alat-alat ini dapat mengotomatiskan banyak aspek manajemen pengeluaran, mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk entri dan rekonsiliasi data manual. Selain itu, mereka dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran perusahaan, mencegah penipuan, dan meminimalkan kesalahan pelaporan. Dengan menyederhanakan proses pengeluaran, bisnis dapat memfokuskan sumber daya pada aktivitas yang lebih bernilai tambah, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Terakhir, data dan wawasan pembelanjaan secara real-time memungkinkan perusahaan menjadi lebih tangkas dan responsif terhadap kondisi pasar. Informasi terkini mengenai tren pengeluaran dan kinerja pemasok dapat memberikan perusahaan keunggulan kompetitif yang signifikan dalam lingkungan pasar saat ini. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi peluang pengurangan biaya dan menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan pemasok. Dengan mengintegrasikan data pengeluaran dengan sistem intelijen bisnis lainnya, perusahaan dapat memperoleh pandangan menyeluruh mengenai kesehatan keuangan mereka dan membuat keputusan yang lebih strategis mengenai investasi masa depan dan strategi pertumbuhan mereka.
